請求書をメールで送る方法｜PDF請求書の作成・送付メール例文・件名・送付状を解説
請求書をメールで送る方法を知りたい担当者の方も多いのではないでしょうか。
近年は郵送ではなく、PDF請求書を作成してメール送付する方法（電子送付）が一般的になっています。
しかし、
・請求書の送付メールの書き方は？
・メール件名はどうする？
・PDF請求書の作成方法は？
・送付メールの例文は？
など、実務で迷うポイントも少なくありません。
本記事では、
請求書をメールで送る方法（PDF請求書の作成・メール送付手順）から、
送付メールの例文・件名・送付状の書き方・注意点まで、分かりやすく解説します。
目次
請求書の送り方は3パターン（郵送・メール送付・電子請求書）
| 送付方法 | 特徴 | メリット・デメリット |
|---|---|---|
| 郵送（紙） | 印刷・封入・郵送で送付する従来型の方法 |
|
| PDFをメールで送る（電子送付） | 請求書をPDF化し、メール添付で送信する方法 |
|
| クラウド共有 （電子請求書サービス） |
クラウド上で請求書を作成し、URL共有やオンライン承認で送付 |
|
請求書をメールで送る方法｜PDF請求書の作成とメール送付手順
1. 請求書を作成する
Excel・Word・請求書作成ツールなどで作成。
宛名・請求金額・対象期間・発行日・支払期日・振込先（口座情報）・自社情報（登録番号含む）に誤りがないかチェック。
2. PDF形式で保存する
編集可能な形式（.xlsx/.docx）のまま送らず、必ずPDFに変換。誰が見ても分かる命名ルールに統一します。
ファイル名の例：
・請求書_株式会社サンプル_2025年3月分.pdf
・請求書_202503_株式会社サンプル.pdf
・請求書_ABC株式会社_2025Q1.pdf
3. 請求書送付メールの書き方（件名・文面・例文）
件名の例：
・【ご請求書送付】株式会社◯◯ 2025年3月分
・請求書送付のご案内（株式会社◯◯）
本文テンプレート：
株式会社◯◯ 経理ご担当者様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。 2025年3月分のご請求書をPDFファイルにてお送りいたします。 内容をご確認のうえ、お手続きをお願いいたします。 ご不明点などございましたらお知らせください。 ─────────────── 株式会社△△ 営業部 □□ TEL：03-XXXX-XXXX Mail：xxxx@xxxx.co.jp ───────────────
4. 送付後のフォロー
送信履歴を残し、受領連絡が無ければ1〜2営業日後に確認。社内で送付状況を共有し、担当者依存を避けます。
請求書をメール送付する際の注意点（送付状・添え状・挨拶文）
PDF請求書をメールで送付する場合、郵送時のような紙の送付状は不要ですが、メール本文が送付状・添え状の役割を果たします。
そのため、メール本文には、
・請求書を送付した目的
・対象となる請求期間や金額
・支払期限
・問い合わせ先
などを簡潔に記載すると、取引先にとって分かりやすくなります。
一方、請求書を郵送する場合は、封筒に「請求書在中」と記載し、簡単な挨拶文を添えた送付状を同封するのが一般的です。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| PDF形式で送付 | WordやExcelのまま送ると誤編集・改ざんのリスクがあるため、必ずPDFに変換して送付しましょう。 |
| ファイルサイズ | 経由するサーバによりますが、2MB以下を目安にする。 サイズが大きい場合は画像を圧縮するか、軽量化したPDFで保存します。 |
| パスワード付きZIP | ZIP化し、パスワードを別メールで送付するいわゆるPPAP方式。世間的に廃止の方針があるので、やめましょう。 詳しくはパスワード付きメールでの請求書等の送付について（PPAP）をご覧ください。 |
| メール本文 | 対象期間・金額・支払期日・問い合わせ先などを本文に記載しておくと親切です。 |
| 社内ルール統一 | ファイル名・件名・送付タイミングを共通ルール化しておくと、担当者が変わってもスムーズに運用できます。 |
| 送付履歴の管理 | 送信日時・宛先・金額などをスプレッドシートやシステムで記録しておくと、問い合わせ対応が迅速になります。 |
請求書の電子化・PDF請求書送付を効率化する方法
毎月多くの取引先へ送付する場合、手動の「PDF作成→メール添付→送信」は負荷が大きく、ミスの温床にもなります。クラウド請求書発行サービスを使えば、発行・送付・保存を自動化できます。
- PDF自動生成：請求確定と同時にPDFを作成。
- メール送付の自動化：宛先・件名・本文テンプレートの共通化。
- クラウド保存：検索・再送・履歴確認が容易。
- 印影の柔軟運用：invoxでは、自社で作成した請求書だけでなく、販売管理システムで作成した請求書PDFにも印影を付与できます。
まとめ：PDF請求書の作成から送付までを正しく行うポイント
2024年10月からの郵送料金値上げを背景に、請求書の電子送付は、
多くの企業にとって現実的かつ有効な選択肢となっています。
PDFで請求書を作成し電子送付することで、コスト削減・業務スピード向上・運用のしやすさを
バランスよく実現できます。
PDF請求書の作成から送付までを正しく行うためには、次のポイントを押さえることが重要です。
・請求書はPDF形式で作成し、ファイル名や内容が分かるように命名する
・メールで送付する場合は、件名や本文で請求書送付の目的を明確に伝える
・送付履歴を管理し、再送や確認の手間を減らす仕組みを整える
ただし、毎月の請求件数が多い場合、
「相手に届いているか分からない」「再送依頼が発生する」といった
細かな業務負担が増えてしまうケースもあります。
請求書の作成から送付、送付状況の確認までを一元管理できる仕組みを取り入れることで、
こうした課題を軽減し、安定した請求業務を行いやすくなります。
自社の運用規模や取引先に合った方法やツールを選び、無理のない電子化を進めていきましょう。
