請求書の催促メールの書き方｜失礼にならない例文と送るタイミング

請求書を送付したにもかかわらず、支払期限を過ぎても入金が確認できない場合には、取引先へ催促の連絡を行う必要があります。その際によく利用されるのが「催促メール」です。

催促というと強い印象を持つかもしれませんが、ビジネスでは一般的な業務の一つです。取引先が単に支払いを失念しているケースも多く、丁寧なメールで確認することでスムーズに入金されることも少なくありません。

請求書の催促メールとは？送るべきタイミング

催促メールを送る主なタイミングは以下の通りです。

• 支払期限当日
• 支払期限から数日～1週間後
• 再度の催促（2回目）
• 最終確認

いきなり強い表現で支払いを求めるのではなく、まずは「入金状況の確認」という形で連絡するのが基本です。相手との関係を維持するためにも、段階的に対応することが大切です。

請求書の催促メールを書くときのポイント

相手を責めない表現にする

催促メールでは、相手を責めるような書き方は避ける必要があります。

例えば「まだ入金されていません」という表現よりも、「入金の確認が取れていないためご連絡いたしました」といった柔らかい言い回しを使うのが望ましいでしょう。

取引先が単純に支払いを忘れている場合もあるため、まずは状況確認の姿勢で連絡することが重要です。

請求内容を明確に記載する

催促メールでは、対象となる請求書の情報を明確に記載することが大切です。例えば、以下のような情報を記載すると相手も確認しやすくなります。

• 請求書番号
• 請求金額
• 支払期限
• 振込先

これらの情報が不足していると、相手がどの請求についての連絡なのか分からず、対応が遅れてしまう可能性があります。

請求書を再送する配慮をする

取引先が請求書を見落としている可能性もあるため、必要に応じて請求書を再送すると親切です。

メール本文に「念のため請求書を再送いたします」といった一文を添えることで、相手にも確認してもらいやすくなります。

特にメールで請求書を送付している場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられているケースもあるため、再送の対応は有効です。

入金予定日の確認をする

催促メールでは、単に支払いを求めるだけでなく、入金予定日を確認することも重要です。

例えば「すでにお手続きがお済みの場合は、行き違いとなり失礼いたしました」といった一文を添えたうえで、「ご入金予定日をご教示いただけますと幸いです」と記載すると、相手も回答しやすくなります。

請求書の催促メール例文【すぐ使えるテンプレート】

ここでは、状況別に使える催促メールの例文を紹介します。件名や数字（請求書番号・金額・日付）は、実際の内容に合わせて差し替えてください。

支払期限当日の催促メール

支払期限後の催促メール（1回目）

請求書を再送する催促メール

最終催促メール

請求書催促メールを送る際の注意点

催促メールを送る際には、いくつか注意すべきポイントがあります。

まず、感情的な表現は避けることが重要です。入金が遅れている場合でも、強い言葉で責めてしまうと取引関係に悪影響を与える可能性があります。

また、請求内容や振込先などの情報は正確に記載しましょう。情報に誤りがあると、相手が手続きを進められない原因になります。

さらに、メールだけで解決しない場合には、電話でフォローすることも検討するとよいでしょう。特に長期間入金がない場合は、直接状況を確認することが重要です。

まとめ

請求書の催促メールは、入金確認が取れない場合に必要となる重要な業務の一つです。ただし、伝え方によっては相手との関係に影響を与える可能性もあるため、丁寧な表現を心がけることが大切です。

催促メールを書く際は、以下のポイントを意識しましょう。

• 相手を責めない表現を使う
• 請求内容を明確に記載する
• 必要に応じて請求書を再送する
• 入金予定日を確認する

催促は一度で終わるとは限らないため、状況に応じて段階的に対応することも重要です。適切なタイミングと丁寧な文章で連絡を行うことで、スムーズな入金につながります。