電子帳簿保存法とは？制度の概要・要件・対応方法をわかりやすく解説

2022年の改正以降、企業の経理・会計業務において「電子帳簿保存法（電帳法）」への対応は避けて通れないテーマとなっています。
紙での保存が当たり前だった領収書や請求書、帳簿などを電子データで保管できるようにする一方で、法的な要件を満たすための仕組みづくりが求められます。
本記事では、電子帳簿保存法の基本的な考え方から、保存対象・要件・実務対応の流れ、そしてシステム導入のポイントまでをわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。1998年に制定され、デジタル化の進展に合わせて改正が繰り返されてきました。
従来は紙での保管が義務付けられていましたが、電子保存を認めることで、業務効率化・コスト削減・ペーパーレス化を進めることが目的です。

特に2022年改正では、電子取引データ（例：メールで受け取る請求書やクラウド請求書など）の電子保存義務化が注目されました。猶予期間が設けられていたものの、2024年1月以降は原則として電子データでの保存が必須となっています。

電子取引データの保存に関する具体的な運用方法については、電子帳簿保存法の電子取引データ保存 完全攻略ガイドで詳細に解説しています。

保存対象の書類について

電子帳簿保存法における保存対象は、いわゆる「国税関係帳簿」および「国税関係書類」です。 具体的には、仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿類のほか、請求書・領収書・見積書・契約書など、取引に関するさまざまな書類が該当します。 電子データとして授受された取引情報（電子取引データ）も、同様に保存義務の対象となります。
それぞれの書類がどの区分にあたるか、どのように保存すべきかについては、電子帳簿保存法の対象書類一覧で詳しく紹介しています。

保存要件（真実性・可視性・検索性）

真実性の確保

データが改ざんされていないことを担保する仕組みが必要です。
具体的には、タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の記録などが求められます。
タイムスタンプの仕組みや選定ポイントについては、電子帳簿保存法に対応するタイムスタンプについての記事にて詳しく紹介しています。

可視性の確保

税務調査時にすぐに閲覧できるよう、見やすい形式で保管する必要があります。帳簿や書類が画面表示や印刷で容易に確認できる状態であることが前提です。

検索性の確保

日付・取引先・金額などの条件でスムーズに検索できるよう設定しておく必要があります。ExcelやPDFをフォルダに保存する方法でも可能ですが、後から探しやすいようにファイル名やフォルダ構造を工夫することが重要です。

スケジュールと罰則の有無

電子取引データの電子保存義務化は、2024年1月1日から完全施行されました。
以前は猶予期間がありましたが、現在は「紙で印刷して保管する」運用は認められません。

違反した場合、直接的な罰金はありませんが、税務上の書類不備とみなされる可能性があります。その結果、経費の否認や青色申告の取り消しなど、実質的なペナルティを受ける可能性もあります。
制度全体の疑問点や運用の詳細は、改正電子帳簿保存法 Q&Aにまとめています。

実務対応ステップ

電子帳簿保存法対応を進めるための基本的な流れは次のとおりです。

実務レベルでの対応手順をより詳しく知りたい方は、改正電子帳簿保存法への“超”実践的な対応方法をご参照ください。
また、運用をスムーズに進めるための書式整備には、電子帳簿保存法（電子取引・スキャナ保存）に関わる事務処理規程等のテンプレートが役立ちます。

システム導入を検討すべきか？判断のポイント

電子帳簿保存法に対応するために、必ずしもシステム導入が必要というわけではありません。
ただし、次のいずれかの条件に該当する場合は、運用ルールの徹底が難しくなるため、システム導入を検討することをおすすめします。

• 電帳法に関連する帳票の件数が多い（請求書・領収書・契約書などの処理量が多い）
• それらの帳票を扱う人数が多い（複数部署や複数担当者が関与している）

これらの条件に当てはまる場合、手作業での保存・検索・証跡管理には限界があります。システムを導入することで、要件を自動的に満たしながら、業務負担を大幅に軽減できます。

電子帳簿保存法対応システム 選定のポイント

電子帳簿保存法に対応したシステムを選定する際は、機能やコストだけでなく、自社の運用体制に適しているかを多角的に確認することが重要です。
以下の表に、システム選定時にチェックしておくべき主なポイントをまとめました。

ポイント	内容
取 込	自社が利用したい取込方法に対応できているか、関連書類の一括登録が可能か 例：メールやクラウドストレージ、チャット連携して取り込みたい 　　請求書と関連する見積書・注文書をまとめて登録したい
入 力	運用に必要な入力項目が徹底できるか、入力の依頼も可能か 例：入力の必須チェック、AI OCRやオペレーター入力を利用したい
履 歴	入力時や変更時など運用に必要な変更・確認の履歴が残せるか 例：変更履歴の記録やワークフローを利用した確認を行いたい
書類の関連づけ	書類同士の関連づけが可能か 例：請求書登録時に関連する書類から抜け漏れの確認をしたい
部門管理・参照範囲設定	書類を部門等の単位で管理し、参照範囲を限定できるか 例：経理担当は全ての書類が参照できて良いが、事業部のスタッフは担当分だけ見せたい
出 力	他の運用方法、あるいは他のシステムへの移行に必要なデータが出力できるか 例：出力できない場合、法定保存期間（7〜10年）の間、同じシステムを使い続ける必要がある
費 用	システム契約料や利用料がどれくらいかかるか 例：他システムへの移行が難しい場合でも、維持費用が安ければ旧システムで過去年分を残す選択もできる

まとめ

電子帳簿保存法は、単に保存だけできればいいと考えがちですが、保存業務を増やすだけでは業務が増えただけであり、事業の成長には寄与しません。この機会に法対応と業務の効率化を合わせて、業務体制を見直しましょう。

invox電子帳簿保存は電子帳簿保存法はもちろんのこと、他のinvox受取請求書やinvox発行請求書を含む、invoxシリーズと連携することで業務効率を向上することが可能です。
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