文書管理システムで証憑をクラウド保存｜システムの概要やメリットを解説
電子帳簿保存法の改正で、領収書・請求書・契約書などを電子データで保存する「証憑管理」の重要性が高まりました。
紙やExcel中心の保管では、検索性・改ざん防止・法対応に課題が残ります。
そこで注目されているのが、クラウド型文書管理システム（SaaS）です。
本記事では、証憑保存機能の概要や導入のメリット解説します。
目次
経理業務における文書管理の重要性
経理・財務では、取引を裏付ける証憑（領収書・請求書・契約書など）を長期間保存する必要があります。紙保管や共有フォルダ運用には、検索の非効率・承認履歴の把握困難・保管コストなどの限界があります。
電子帳簿保存法では真実性・可視性・保存性を満たす運用が求められ、適切な文書管理は内部統制・コンプライアンス・税務調査対応の基盤になります。
文書管理システムの主な機能
文書管理システムは、重要書類や一般書類（領収書・請求書・見積書・契約書など）を電子的に保管・検索・共有できる仕組みを搭載していることがほとんどです。PDF・画像・スキャンデータなど多様な形式に対応し、タイムスタンプや承認履歴の自動記録によって改ざん防止を実現します。
さらに、取引日・金額・取引先名などで素早く検索できるため、月次・監査対応の負荷を大きく下げられます。
文書管理システムの具体的な機能
| 機能分類 | 主な内容 |
|---|---|
| 保存機能 | 証憑データをクラウドで安全保管。削除防止・改ざん防止の設定に対応 |
| 検索機能 | 日付・金額・取引先・帳票名などで瞬時に抽出。監査・調査時の提示を迅速化 |
| 承認／ワークフロー | 上長承認・差戻しの履歴を自動記録し内部統制を強化 |
| 共有／権限管理 | 部署・役職ごとに閲覧／編集権限を柔軟に設定 |
クラウド文書管理のメリット
印刷・郵送・保管コストを削減し、省スペース化を実現。
電子保存により紙書類の紛失リスクも低減。
ファイル共有・検索・承認がオンラインで完結。
手作業の削減により経理処理のスピードと正確性を両立。
電子帳簿保存法やインボイス制度の要件に自動対応。
更新対応の負担を減らし、監査時の提示もスムーズ。
場所を問わず証憑データにアクセスでき、チームでの同時確認も容易。
複数拠点や在宅勤務環境でも一元管理が可能。
データ暗号化・アクセス制御・自動バックアップなどの機能で情報漏えいを防止。
社外アクセス時も安全な通信を確保。
クラウド型文書管理システム（SaaS）とは？オンプレ型との違い
| 比較項目 | クラウド型（SaaS）） | オンプレ型 |
|---|---|---|
| 導入コスト | 初期費用が低く、月額利用料制 | サーバー購入など初期投資が必要 |
| 保守・運用 | ベンダーが自動アップデートを提供 | 社内で更新・メンテナンスが必要 |
| 法改正対応 | 電帳法・インボイス制度に自動対応 | アップデートしないと非対応リスク |
| セキュリティ | 暗号化・権限管理の整備がしやすい | 対策・監視を自社で実装・維持 |
経理業務での活用例
| 書類種別 | クラウド管理の流れ |
|---|---|
| 領収書 | スマホ撮影 → AI-OCR自動読み取り → 経費精算へ連携 |
| 請求書 | メール添付PDFを自動取込 → 仕訳連携 → クラウド保存 |
| 契約書／監査 | 電子署名PDFを保存 → 改ざん防止・期限管理／承認履歴を即時提示 |
まとめ：クラウド×SaaSで証憑管理を効率化
紙・Excel中心の管理では、検索性・法対応・内部統制に限界があります。
クラウド型文書管理（SaaS）を導入すれば、証憑保存・検索・承認を自動化し、業務効率化とコンプライアンスを両立できます。
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