書類のデータ化項目・ルール
書類のデータ化項目、及びデータ化のルールについてご説明します。
データ化対象の書類
保存書類設定で選択した書類の種類が下記のものがデータ化対象です。
※書類の種類が「その他」の場合はデータ化対象外となります。
- ・見積書
- ・注文書
- ・注文請書
- ・契約書
- ・納品書
- ・検収書
- ・領収書
- ・請求書
- ・小切手
データ化項目
以下の項目をデータ化します。
・取引年月日
・取引先名
・取引金額
データ化のルール
「AI OCR」でデータ化する場合、AIが読み取った値が設定されます。
「オペレータ入力」でデータ化する場合、各項目のデータ化ルールは以下となります。
※データ化のオペレータへの依頼はベーシックプランからご利用いただけます。
※データ化項目が1つもデータ化できない場合は「書類として認識できません」のエラーとなります。その場合、データ化料金が発生せず、[レポート]-[利用状況]では「データ化不可」としてカウントされます。
取引年月日の入力ルール
取引日（請求書の場合は請求日、見積書の場合は見積日）をデータ化します。
複数の日付の記載があり判断がつかない場合は早い方の日付をデータ化します。
取引先名の入力ルール
書類に記載されている名称のうち、どこを採用するかは下記のルールで判断します。
1.書類の種類に関わらず、記載されている会社名のうちお客様の社名と一致しない方を採用します
下記の場合、お客様の会社名が「株式会社invox」の場合は「株式会社みかん商事」を、お客様の会社名が「株式会社みかん商事」の場合は「株式会社invox」を入力します。
※お客様の会社名は[設定]-[会社]-[名称]を参照しています。
2.どちらも社名と一致しない場合など、判断がつかない場合は「書類の種類が”受領”なら発行者」、「書類の種類が”発行”なら受領者」を採用します
3.ルール1、ルール2で判断がつかない場合は返却される値に揺れが生じる可能性があります
下記のような場合に返却される値に揺れが生じる可能性があります。
・取引先名が見当たらない場合
・取引先名が3つ以上ある場合
また、取引先名の入力は下記に従って行われます。
・(株)の記載は”株式会社”でデータ化
・法人格と社名等の間はブランク（空白）なしでデータ化
・英数字はすべて半角でデータ化
・法人の場合は法人名をデータ化、屋号・個人名に相違がある場合は両方をデータ化
※データ化の方法に関わらず、データ化した結果に対して、さらに表記ゆれを防止するための変換ルールが適用されます。詳細は[基本設定]取引先名の表記ゆれ防止設定ご参照ください。
取引金額の入力ルール
税込の総額をデータ化します。
