今こそ、ペーパーレス化を進め経理をテレワークに移行するまたとないタイミング

2020.4.23 株式会社ヒトカラメディア/CFO:乙津 康人 様、伊澤 真奈 様

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株式会社ヒトカラメディア/CFO:乙津 康人 様、伊澤 真奈 様
利用プラン:ベーシック
受取請求書枚数:~100件/月
支払データ連携:オンラインバンク
仕訳データ連携:freee

オフィスにフルタイムで通える人だけが
経理をできる当たり前を変えていきたい

株式会社ヒトカラメディア CFO 乙津康人様ヒトカラメディア乙津様)コーポレート部門は、可能なかぎりコンパクトな組織で運営したいと考え、半年かけてコーポレート部門が使用するシステムのほとんどをクラウドサービスに切り替えてきました。
社内スタッフの手をひたすら煩わせて業務を進めることが好きではなく、紙をデータ化してアップロードすると、AIが解析してリモートワークの方々に業務を分解して依頼できるような思想のサービスが大好きで、そういったサービスの情報は常にアンテナをはっているのでinvoxと出会いました。
なぜ、クラウドサービスにこだわるのかというと、東京都心部のオフィスにフルタイムで通える人だけが業務をできるという当たり前を変えていきたいからです。
出社しなければならない、移住しなければならないという制約なく、地方にお住まいの方々や、フルタイムの勤務が難しい主婦の方々が時間や場所を選ばずに仕事でき、東京でフルタイムで働く方々と同じように正当な対価を得られるのが当たり前の世の中に変わっていく流れをつくりたいと思い、アーリーアダプターとして可能性を感じるサービスは次々に試しています。

株式会社Deepwork 代表取締役 横井朗invox横井)同じ考えを持っています。ただ労働力を安く買い叩くために地方に業務を移すのではなく、AIやOCRなどテクノロジーの力を借りて業務を圧縮することで、企業にコストメリットを出しながら、お手伝いいただくパートナーの方々にも正当な対価をお渡しできるようにこだわってサービス開発しています。


社会に大きな混乱が生じている今だからこそ、
すんなりペーパーレス化が進んだ

株式会社ヒトカラメディア 伊澤真奈様ヒトカラメディア伊澤様)経理のテレワークを進める上で、最も難易度が高いのは紙をデジタルに切り替えていくペーパーレス化でした。
もともとペーパーレス化には取り組んでいたのですが、どうしても紙が残ってしまう業務として、社員の立替経費精算と取引先から届く請求書の処理があります。
立替経費精算は、これまで原本をプリントアウトして申請書とあわせて提出するフローでした。緊急事態宣言の発令に伴い全社員が原則テレワークに移行したため、申請時は原本なしで処理を進め、後日オフィスに来る機会に原本を提出してもらうフローに変更しました。

立替経費精算の新旧フロー

立替経費精算の新旧フロー

経費精算は社内のルールを見直すだけで済むためスムーズに変更できましたが、懸念は請求書の処理業務でした。
ヒトカラメディアの主な事業は、物件の選定・仲介から内装デザイン、そして施工までを手がけるオフィス移転のプロデュースです。不動産やデベロッパーへ発注したり、オフィス家具や什器を購入したり、グループ会社のヒトカラ工務店に内装施工を依頼します。クライアントの9割がベンチャー・スタートアップ企業なのですが、パートナー企業とのやりとりの中では、業界的な商慣習もあってほとんどが紙の請求書ですし、ファックスもバリバリ現役です。
そのような経験があったので、ヒトカラメディアがテレワークに移行したからといって、どれだけペーパーレス化を受け入れてもらえるか不安でしたが、いざ依頼してみると7〜8割の取引先からPDFへの切り替えを快くご了承いただきました。あれほど苦労していたペーパーレス化が、社会に大きな混乱が生じている今だからこそ、すんなり進んだのです。
今は2〜3割、紙の請求書が残っているため、月末月初に誰かが出社して請求書を回収する必要がありますが、請求書の送付先を変えていただく対応も検討しています。
ペーパーレス化さえできれば、あとは支払・計上業務を自社で行うかアウトソーシングするかしか選択肢がないと思っていたのですが、invoxが出てきたことでそれすら必要なくなりそうです。

請求処理の新旧フロー

請求処理の新旧フロー

ベンチャー企業やスタートアップこそ、
経理でクラウドサービスを使うべき

ヒトカラメディア乙津様)スタートアップにとって経理担当者を雇うことは益々難しくなっていると感じます。お金のことを信用して任せられる1人目の経理担当者を見つけるハードルは相当高いです。
そんな事情もあってか、社長が自ら経理を担当し、社長が給与振込や請求書の振込をしているスタートアップもありますが、経営者が割ける限られた時間を本業に100パーセント集中できないことは本当にもったいない。
請求書を数千枚処理している大企業は、invoxのようなサービスを導入すると効率化が進むでしょうが、請求書が数十枚であっても、限りある人的資源を最大限有効活用しなければならないスタートアップこそ、経理でクラウドサービスを使うべきだと思います。

アフターコロナの令和時代に求められる経理とは

株式会社ヒトカラメディア CFO 乙津康人様ヒトカラメディア乙津様)私はかつて大企業のグループ会社に在籍したことがあり、月末の振込は数千件におよぶこともありました。
数千件の処理は、経理のスタッフが目視で原本と見比べながらチェックし、財務の振り込み担当がさらに確認を重ね、最後に私が朝から晩までチェックすることが当たり前です。
ただ、何度もチェックを重ねることに本質的な価値は薄いと当時から思っていて、急速にIT化が進む中、取り残された領域という感覚がありました。
invoxのようなサービスを利用すると、チェックやデータ入力で何人分かの作業が省力化でき、経理業務に携わる方々は、そのようなサービスの台頭により自分の仕事を奪われるのではないかと脅威に思うのかもしれません。
しかし私は、新しいサービスが、今までずっとやってきたことだからと何となく続けている作業を代替する世の中になっていくことが正しい流れだと思っています。
企業が社員として雇う経理の方に求める価値も徐々に変わっていくはずです。
正確な作業をするというだけではなく、財務指標を分析してコスト改善や生産性向上の企画を立案するなど、経理としてのスキルを発揮できる場が無数にあるのではないでしょうか。
長らく変化がなかった経理に、ようやく変革の兆しが見えはじめてきたと思います。

invoxで経理のテレワークをはじめる

invoxは、請求書がデータで届く場合は、専用のメールアドレスをCcに入れて送ってもらうか、
Googleドライブ等の専用フォルダに置くだけで自動取り込み、
紙で届く場合はスキャンするだけで、99.9%以上の精度で振込データや仕訳データを生成するクラウドサービスです。
取り込み後は、クラウド上で確認・修正できるため、働く場所に縛られずテレワークが可能となります。

請求書の取り込み・スキャン
99.9%以上の精度でデータ化
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