請求書に印鑑は必要？電子印鑑の法的有効性と電子化対応をわかりやすく解説

従来、日本では請求書に印鑑を押すのが一般的でした。取引の信頼性を示す商慣習として長く定着していましたが、近年は法制度や業務のデジタル化が進み、印鑑を押さなくても有効な請求書が一般的になっています。

特に、コロナ禍のリモートワークの普及を背景に、電子印鑑やクラウド上での承認フローを導入する企業が増えています。

本記事では、請求書に印鑑は本当に必要なのかという法的な観点から整理し、電子印鑑の活用による業務効率化のポイント、そしてinvox発行請求書で実現できる電子印鑑の運用方法を紹介します。

請求書に印鑑は必要？商慣習と法的観点

請求書に印鑑を押す理由は、法律ではなく商慣習に基づくものです。かつては、押印された請求書が「正式な書類」として受け入れられる文化がありました。

民法・商法などの法令には請求書への押印義務は規定されていません。
つまり、印鑑がなくても請求書は有効です。電子データ（PDFなど）による請求書も、取引の実態が確認できるものであれば問題ありません。

ただし、一部の自治体や取引先では慣例的に押印を求める場合もあるため、個別に確認しておくと安心です。

電子印鑑の仕組み

電子印鑑とは、パソコンやタブレット上で電子文書に捺印できる、デジタル化された印鑑のことを指します。
紙に朱肉を使って押す代わりに、電子データ上に印影を表示し、文書の確認や承認を行う仕組みです。

電子印鑑で使用される「印影」は、実際の印鑑の跡を模したデータであり、PDFなどの電子文書上にそのまま押印したように表示できます。
これにより、わざわざ紙に印刷して押印・スキャンするといった非効率な手間を省くことが可能になります。

在宅勤務やリモートワークが一般化したことで、紙の書類に依存しない業務体制への移行が進み、電子印鑑は業務効率化の手段として急速に普及しました。
文書を印刷せずに、PC上で直接印影を追加できるため、承認や送付のスピードも大幅に向上します。

電子印鑑を導入するメリット

電子印鑑を付与できるシステムには履歴や未承認のデータには付与しないようにする仕組みになっていることも多くあります。そのようなシステムの導入には下記のようなメリットがあります。

• 作業効率の向上：
  印刷・押印・郵送といった手作業を削減し、請求書発行から承認までオンラインで完結できます。
• 改ざん防止・証跡管理：
  承認者や発行履歴をシステム上で記録できるため、監査対応や社内統制の強化につながります。
• コスト削減：
  印刷費・郵送費・印鑑管理コストを抑制。電子発行によりコストと時間の両方を圧縮します。
• リモートワーク対応：
  在宅勤務や出張中でも承認・発行・保存が可能。場所に縛られない運用を実現します。

まとめ：請求書の印鑑は「電子」で十分

現代のビジネスでは、請求書に物理的な印鑑を押す必要はありません。法的な押印義務はなく、
電子印鑑による承認や証跡管理で十分に信頼性を確保できます。

電子印鑑を活用すれば、承認のスピード化・業務の効率化・コスト削減を同時に実現可能です。
政府内も押印廃止の動きがあるため、改めて業務を見直しましょう。
invox発行請求書ではシステム内で承認した請求書データに印影を付与できるほか、販売管理システムなどで作成したPDFを取り込んで印影を付与することも可能です。
ぜひお気軽に個別相談会にてご相談ください。