納品書と請求書の作成を効率化するソフトとは？導入メリットを解説

企業間取引では、商品やサービスの提供時に「納品書」、代金の請求時に「請求書」を発行することが一般的です。多くの企業では、この2つの書類をセットで運用しています。

しかし、Excelや手作業で書類を作成している場合、納品書の内容を請求書へ転記する作業が発生し、二重入力やミス、管理負荷が増えがちです。こうした課題を解決する方法として、納品書と請求書を作成できるソフトの導入が注目されています。

納品書と請求書の違いとは

納品書の役割

納品書とは、商品やサービスを納品した際に、その内容を取引先に伝えるための書類です。一般的には「商品名・数量・単価・納品日・取引先情報」などが記載されます。「何を納品したか」を確認するための書類として利用されます。

請求書の役割

請求書は、商品やサービスの提供後に代金の支払いを依頼するための書類です。主に「請求金額・支払期限・振込先・取引内容」などが記載され、取引の代金を正式に請求する役割を担います。

納品書と請求書はセットで運用されることが多い

多くの企業では「商品を納品 → 納品書を発行 → 月末などに請求書を発行」という流れで運用されます。そのため、納品書の情報をもとに請求書を作成するケースが多く、転記作業が発生しやすいのが実務上の特徴です。

invox発行請求書における納品書と請求書の作成方法については、請求書と合わせて納品書などを作成する方法の記事でも詳しく解説しています。

納品書と請求書をExcelで管理する課題

転記作業によるミスが発生する

Excelで納品書と請求書を作成している場合、納品書の内容を請求書へ転記する作業が発生します。作業量が増えると「数量の入力ミス」「金額の転記ミス」「計算ミス」などのヒューマンエラーが起きる可能性があります。

書類作成に時間がかかる

取引件数が増えると、納品書や請求書の作成だけでも多くの時間がかかります。特にExcel運用では「ファイルのコピー」「取引先情報の入力」「金額計算」「PDF化」など手作業の工程が多くなりがちです。

管理や検索が煩雑になる

Excelファイルで書類を管理していると「過去の請求書を探すのに時間がかかる」「複数人での管理が難しい」「バージョン管理が煩雑」といった問題が起こりやすくなります。

納品書・請求書ソフトを導入するメリット

納品書から請求書を作成できる

納品書と請求書を作成できるソフトを導入すると、納品書の内容をもとに請求書を作成できる機能が利用できます。これにより、二重入力の削減、転記ミスの防止、作業時間の短縮が期待できます。

書類作成の効率化

クラウド型の請求書ソフトでは、テンプレートの利用、取引先情報の登録、金額の自動計算などにより、書類作成を効率化できます。営業担当やバックオフィス担当者の負担軽減にもつながります。

インボイス制度への対応

インボイス制度により、請求書には一定の記載要件が求められます。請求書ソフトを利用することで、適格請求書フォーマットへの対応、税率ごとの金額表示、登録番号の記載など、制度対応を進めやすくなります。

納品書・請求書ソフトの選び方

納品書と請求書を一元管理できるか

ソフトを選ぶ際は、納品書と請求書を同じシステムで一元管理できるかを確認することが重要です。一元管理ができれば、書類作成の効率化、データの一貫性確保、管理の簡素化につながります。

クラウド対応かどうか

クラウド型のソフトなら、インターネット環境があれば利用でき、複数拠点で共有しやすく、バックアップ管理も不要になりやすいというメリットがあります。

書類フォーマットを柔軟に作成できるか

取引先によっては「納品書」「請求書」「領収書」など、さまざまな書類を発行する必要があります。書類フォーマットを用途に応じて切り替えられるソフトを選ぶと、実務の手間を減らしやすくなります。

納品書・請求書の作成ならinvox発行請求書

納品書から請求書を簡単に作成

invox発行請求書では、納品書の内容をもとに請求書を作成できるため、二重入力を減らし、書類作成の効率化につながります。納品書と請求書を同じシステム内で管理できるため、作成から管理までの流れを整理しやすい点も特徴です。

タグ切り替えで複数のフォーマットを作成できる

取引先や用途によって「請求書」「納品書」「領収書」など、必要な書類フォーマットは変わります。invox発行請求書には、タグ切り替え機能で複数のフォーマットを切り替えて作成できる機能があり、同じデータをもとに用途に応じた書類を作り分けやすくなります。

タグ機能を利用した書類作成については、以下の記事でも詳しく解説しています。
タグ切り替えで領収書などを作成する方法

クラウドで請求書発行を効率化

クラウドサービスのため、インターネット環境があればどこからでも請求書の作成や管理ができます。書類管理の一元化や、バックオフィス業務のDXにもつながります。

まとめ

納品書と請求書は、多くの企業で日常的に発行される重要な書類です。一方で、Excelや手作業で管理していると、転記ミスや作業時間の増加、検索・管理の煩雑化といった課題が発生しやすくなります。

納品書と請求書を作成できるソフトを導入することで、書類作成の効率化、ミスの削減、制度対応のしやすさなどのメリットが期待できます。自社の運用に合うソフトを選び、バックオフィス業務の改善につなげてみてください。