電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？要件・対象書類を解説
紙の請求書・領収書・契約書などをスキャンして電子データで保存できる「スキャナ保存制度」は、バックオフィスの効率化とペーパーレス化を前進させる重要な仕組みです。
ただし、電子帳簿保存法の要件を満たすためには、解像度やタイムスタンプ、検索性の確保など技術・運用の両面で整備が必要です。この記事では、対象書類、保存要件、実務フロー、メリット・課題、そしてシステム活用のポイントまで、実務担当者向けに整理します。
目次
スキャナ保存制度とは
スキャナ保存制度は、紙で受領・作成した国税関係書類をスキャナやスマートフォンで読み取り、電子データとして保存し、紙原本に代えて保管できる制度です。目的は、業務効率化・保管コスト削減・検索性の向上にあります。
なお、スキャナ保存制度への対応は任意です。メール添付PDFやクラウドで授受されたデータは「電子取引データ保存」の対象であり、スキャナ保存とは保存区分が異なるため、混在しないようにしましょう。
制度適用の意義
- 紙原本の保管スペース・輸送コストを削減
- 検索性の向上で月次・期末の処理スピード改善
- 在宅・拠点分散などの柔軟な働き方に対応
対象書類（領収書・請求書など）
スキャナ保存の対象は、紙で受領または作成した国税関係書類です。
- 領収書
- 請求書・納品書・見積書
- 契約書・発注書・注文書・検収書・受領書
- 上記に準ずる税務処理の証拠となる書類
電子で授受したPDFやプラットフォームの請求データ等は「電子取引データ保存」の対象で、スキャナ保存とは別制度です。
保存要件（解像度・階調・タイムスタンプ）
スキャナ保存は、真実性・可視性・検索性の確保が前提です。主な要件を整理します。
(1) 技術的な読み取り要件
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 解像度 | 25.4mm あたり 200 ドット（＝200dpi）以上 |
| カラー | 原則カラー（運用上のグレースケール取扱い可） |
| 形式 | 画面で明瞭に確認でき、出力（書面提出）も可能な状態で保存 |
| 補足 |
2024年以降、解像度・階調・サイズ等の「画像属性情報の保存義務」は緩和。 ただし、読み取り基準を満たす運用は引き続き必要 |
(2) 改ざん防止・検索性に関する運用要件
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 改ざん防止 |
以下のいずれかの方法で改ざん防止措置を講じる： ・タイムスタンプを付与（「一の入力単位」ごと） ・訂正削除ができない、または訂正削除履歴が残るシステムに格納 |
| 検索性 | 取引年月日・取引金額・取引先名で検索できること |
| 帳簿との関連 |
「重要書類」は、当該取引を記録した帳簿と相互参照できるように設定 （一般書類は不要） |
| 原本廃棄 | 要件を満たした後に紙の原本を廃棄可能 |
メリットと課題
メリット
- 保管スペース・紙運用コストの削減
- 検索性の向上による決算・監査対応の迅速化
- 在宅勤務や複数拠点運用にも適したワークフロー
課題／留意点
- 要件を満たす社内ルール・教育・監査手順の整備が不可欠
- 機器・システム導入と運用変更に伴うコスト・体制づくり
- 紙・電子が混在するサプライヤーとの運用整合性の確保
スキャナ保存制度は導入すべき？
社内に電子保存している帳票がある場合は、導入を検討してみましょう。
なぜなら、帳票を検索した際に[一部電子、一部紙]という保管状態だと検索性が悪く、効率が悪くなってしまうからです。
とはいえ、すべての紙帳票をスキャナ保存制度を利用して電子化するのは現実的ではありませんので、自社で対応できる範囲で制度対応をできるかを検討しましょう。
まとめ
スキャナ保存制度は、紙原本の代替保存を可能にする強力な制度です。
ただし、読み取り基準（200dpi・原則カラー）、改ざん防止（タイムスタンプ／履歴管理）、検索性（取引日・金額・相手先）などの要件を満たす設計・運用が不可欠です。
自社の対象書類・業務フローを洗い出し、要件を満たすシステムとルールを組み合わせて、確実かつ効率的な運用に移行しましょう。
invox電子帳簿保存は、スキャナ保存制度に必要な要件を踏まえた運用を支援します。
アップロード時の自動タイムスタンプ付与、AI OCRによるデータ抽出、検索項目の自動データ化、履歴管理、帳簿とのひも付けなどを通じて、要件対応と業務効率化を同時に実現します。
ご興味のある方はお気軽に個別相談会をご予約ください。
