Box連携による書類の取り込み設定

invox電子帳簿保存はBoxと連携して書類の取り込みが可能です。
※本プランはBoxの「高度な検索フィルター」「メタデータ/メタデータテンプレートのカスタマイズ」が必要なためBoxのBusiness Plus以上のプランのご利用が前提となります。
※本機能はinvox電子帳簿保存のベーシックプラン以上でご利用可能です。

Box側の設定

Boxと連携するにはBoxのフォルダにメタデータの設定を行う必要があります。
メタデータは対象のファイルに任意の情報を付与するもので、invoxではメタデータを利用することでファイルの検索を効率的に行っています。
ここではinvoxに連携するために必要なメタデータの設定方法について説明します。

メタデータテンプレートの作成

利用するメタデータをテンプレートとして作成します。

1.管理者権限を持つアカウントでBoxにログインし[管理コンソール]を選択します。
管理コンソール

2.[管理コンソール]の[コンテンツ]-[メタデータ]を開き[新規作成]を選択します。
メタデータ新規作成

3.テンプレートに「invox_template」と名前を付け、以下の四つの属性を持つテンプレートを追加します。
※テンプレート名は後から変更可能ですが、作成時の名称は「invox_template」としてください。

保存後にテンプレートを開き、URLの末尾がinvoxtemplateとなっていることを確認してください。
例)https://app.box.com/master/metadata/templates/invoxtemplate
メタデータ

属性の名前 形式 説明
status テキスト invoxへの取り込みステータス
document_id テキスト invoxに取り込んだ書類ID/請求ID
error_code テキスト エラー発生時にのエラーコード
is_exist テキスト APIで何らかのキー指定が必須のため

4.フォルダにメタデータテンプレートを適用するための許可設定
[管理コンソール]の[Enterprise設定]-[コンテンツと共有]-[フォルダレベルメタデータのカスケード]から[構成の編集]をクリックして、カスケード設定を許可するユーザを設定します。
管理対象ユーザ全員が行う場合は「すべての管理対象ユーザに対して有効にする」を選択します。

[参考]
フォルダレベルのメタデータカスケード機能の有効化

メタデータテンプレートの適用

1.Boxを開き対象のフォルダの[その他の操作]-[メタデータ]を選択します。
その他の操作 メタデータ

2.追加ボタンを押して先ほど作成した「invox_template」を追加します。
invox_template

3.編集ボタン(えんぴつのアイコン)をクリックし、下記を設定して保存します。
・「カスケードポリシーを有効にする」をON
・「既存のすべてのテンプレート値を上書きする」を選択
・「status」の初期値にunexecuted
・「is_exist」の値に1
カスケードポリシーを有効にする

以上でBox側の設定は完了です。

invoxの取り込み設定

続いてinvox側の設定について説明します。

Boxへの接続

1.[設定]-[サービス設定]-[Box取込設定]の[設定]をクリックします。
Box取込設定

2.右上の[接続/再接続]をクリックします。
接続

3.連携に利用するアカウントでBoxにログインしアクセスを許可します。
Boxにログインしアクセスを許可

Boxの画面

接続が成功すると元の画面に戻ります。

連携するフォルダの追加

続いてinvoxと連携するフォルダを追加します。

1.Box連携の画面右上の[追加]をクリックします。
追加

2.連携するフォルダを設定します。
Box取込設定

URL
invox取り込み用のフォルダのURLをアドレスバーからコピーして貼り付けてください。

下位フォルダも検索する
上記で設定したフォルダの下位フォルダも検索対象とする場合は、チェックを入れてください。
※こちらにチェックを入れて、設定フォルダ内にフォルダ作成して頂くことで、アップロードする書類を設定したフォルダ内でさらにフォルダ分けできます。

取り込み条件
Boxのファイルの作成日が指定日以降のものを対象とする場合は、条件を設定します。

取り込み間隔
ファイルの取り込を行う間隔を指定します。
間隔を短くするとAPIのコール数が増えます。

書類
アップロードする書類の種類を指定します。

アップロード設定
必要に応じて、事前に登録したアップロード先を選択してください。
アップロード設定を使用する場合、書類のアップロード先を設定から事前に登録が必要です。

書類区切り
必要に応じて、書類区切りを選択してください。

取り込み後のアクション
取り込み後にファイルを自動で移動したい場合、チェックを入れてURL欄に移動先のフォルダURLを入力してください。
※既に取り込み済みのファイルも、移動する設定に変更すると移動されます。
※移動先に同名のファイルがある場合、(1)等の通番をファイル名の後ろに付けて移動します。

設定を保存し、該当のフォルダが表示されていることを確認してください。
一覧の「テンプレート」の列が〇になっていれば設定は正常に行われています。
テンプレートの列が✕の場合は設定が不足していますので、メタデータテンプレートの適用を参照して設定を確認してください。

invox取込テスト

以上でBox取込の設定は完了です。

Box APIコール数による費用

invox電子帳簿保存はBoxエコシステムソリューションとして登録されているためAPIコール数による費用は発生しません。

invox電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応。紙でも、電子でも、あらゆる国税関係書類を検索要件に必要な日付・ 金額・取引先を自動でデータ化して電子保存する、業界最安水準の文書管理システムです。

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