支払通知書とは？請求書との違い・役割をわかりやすく解説

支払通知書は、買い手が取引先へ支払予定の内容を事前に通知するための書類です。請求書と混同されがちですが、起点となるのは売り手ではなく買い手側の実務です。
本記事では、支払通知書の定義・役割、請求書との違い、経理処理上の注意点、保存・管理のポイントを解説します。

支払通知書とは（定義・役割）

支払通知書の定義

支払通知書は、買い手（支払側）が支払日・支払金額・対象明細（発注／検収／納品ベース）・控除や調整項目・振込先などを整理し、支払前に取引先へ通知する文書です。

請求書との違い

主体と目的の違い

• 請求書：売り手が「代金を請求」するために発行
• 支払通知書：買い手が「支払内容を通知・確認」するために発行（請求書受領前に行う運用が一般的）

運用の起点と流れ

請求書起点型：請求書受領 → 照合 → 支払
支払通知書起点型：検収締め・明細集計 → 支払通知 → 相手先確認 → 支払（必要に応じ請求書は省略または後追い照合）

法対応のポイント

電子帳簿保存法への実務対応

電子データで保存する際は、真正性・可視性・検索性を満たす運用（時系列での保存、改版履歴、検索キーの付与など）を整備。スキャン保存や電子取引データの取扱いは、自社の規程・手順書に落とし込み、監査対応を想定してください。

インボイス制度との関係

原則は適格請求書の保存が必要（売り手起点）。支払通知書起点の運用をとる場合でも、税務上必要な証憑の整備（相手先との合意、明細の特定、税区分の管理 等）を意識してドキュメント管理を行いましょう。

まとめ

支払通知書は、買い手主導で支払内容を事前に確定する実務の核となる書類です。請求書との違いを踏まえ、検収 → 通知 → 合意 → 支払 → 消込という一貫したプロセスを設計すれば、差異対応の手戻りを減らし、経理の正確性とスピードを両立できます。電子帳簿保存法・インボイス制度の要件を意識したドキュメント管理と、クラウド活用による標準化・自動化で、支払業務の生産性を高めましょう。