Boxと連携して請求書を取り込めるようにする

このページでは、Boxと連携して、請求書ファイルを自動でinvoxへ取り込むための設定方法を説明します。

1 前提条件
2 操作手順
3 操作結果
4 注意事項
5 関連するページ

前提条件

この操作を行う前に、以下の条件を満たしている必要があります。
・自身の「設定」権限に「編集」が付与されている
・「ベーシックプラン」または「プロフェッショナルプラン」を利用している
・BoxのBusiness Plus以上のプランを利用している
　※Boxの「高度な検索フィルター」「メタデータ/メタデータテンプレートのカスタマイズ」機能が必要です。

操作手順

1. Boxのメタデータテンプレートを作成する

1. 管理者権限を持つアカウントでBoxにログインします。

2.「管理コンソール」をクリックします。

3. 「コンテンツ」→「メタデータ」をクリックします。

4. 「新規作成」をクリックします。

5. テンプレート名に「invoxtemplate」を入力し、以下の属性を設定します。
※テンプレート名は後から変更できますが、作成時は「invoxtemplate」を指定してください。

属性名	形式	説明
status	テキスト	invoxへの取り込みステータス
document_id	テキスト	invoxに取り込んだ書類ID/請求ID
error_code	テキスト	エラー発生時のエラーコード
is_exist	テキスト	APIで必須となるキー

6. 保存後にテンプレートを開き、URLの末尾が「invoxtemplate」となっていることを確認します。
例）
https://app.box.com/master/metadata/templates/invoxtemplate

7. 「Enterprise設定」→「コンテンツと共有」→「フォルダレベルメタデータのカスケード」をクリックします。

8. 「構成の編集」をクリックし、カスケード設定を許可するユーザを設定します。
管理対象ユーザ全員に適用する場合は、「すべての管理対象ユーザに対して有効にする」を選択します。

※参考
フォルダレベルのメタデータカスケード機能の有効化

2. Boxでメタデータテンプレートを連携対象のフォルダに適用する

1. 連携対象のフォルダの「・・・」メニューから、「その他の操作」→「メタデータ」をクリックします。

2. 「追加」をクリックし、作成した「invoxtemplate」を追加します。

3. えんぴつのアイコンをクリックし、以下を設定して保存します。
・カスケードポリシーを有効にする：ON
・既存のすべてのテンプレート値を上書きする：ON
・status：unexecuted
・is_exist：1

3. 「Box取込設定」画面を開く

メニューから「設定」→「サービス」をクリックします。
「Box取込設定」の「設定」をクリックします。

4. Boxのアカウントを接続する

右上の「接続／再接続」をクリックします。

5. Boxにログインする

連携に使用するBoxアカウントでログインします。

6. アクセスを許可する

「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。

7. Box取込設定を追加する

右上の「追加」をクリックします。

8. Box取込設定を行う

URL
取り込み対象フォルダのURLを入力します。
Boxで対象フォルダを開き、ブラウザのアドレスバーに表示されているURLをコピーして貼り付けます。

下位フォルダも検索する
設定したフォルダ配下の下位フォルダも取り込み対象にする場合は、ONにします。

取り込み条件
Boxファイルの作成日が指定日以降のものだけを取り込む場合に設定します。

取り込み間隔
ファイルを取り込む間隔を指定します。

アップロード設定
請求書に部門などの情報を紐づける場合に選択します。
事前に「請求書ファイルのアップロードの入口を登録する」でアップロード設定を登録してください。

請求書区切り
必要に応じて、請求書区切りを選択します
・1ページを1請求書として取り込む
　各ページを別々の請求書として取り込みます。
・1ファイルを1請求書として取り込む
　複数ページのファイルを1件の請求書として取り込みます。
・空白1ページを請求書区切りとして取り込む
　空白ページを区切りとして、請求書ごとに分割して取り込みます。

取り込み後のアクション
取り込み後にファイルを自動で移動する場合は、ONにして移動先フォルダのURLを入力します。
・既に取り込み済みのファイルも、設定変更後に移動されます。
・移動先に同名ファイルが存在する場合は、「(1)」などの連番が付与されます。

9. 設定内容を保存する

「保存」をクリックします。
一覧の「テンプレート設定」列が「○」の場合、設定は正常に完了しています。
「✕」の場合は設定不足のため、メタデータテンプレートの適用を参照して設定を確認してください。