受領書とは？請求書との違い・発行タイミングを解説

受領書は、物や金銭を受け取った事実を証明するための書類ですが、
請求書や領収書と何が違うのか、どのタイミングで発行すべきなのか迷うことも多いと思います。

ここでは、経理・バックオフィスの実務を前提に、
受領書の基本的な考え方・請求書との違い・必要になる場面・発行タイミング・記載項目
を整理して解説します。

受領書とは？（定義・役割・請求書との違い）

受領書とは、物や金銭を受け取ったことを証明するために作成される書類をいいます。
受領書には一般的に、次のような情報が含まれます。

ポイントは、受領書は「受け取った事実」を残す書類であり、金銭に限らず、物品や成果物などに対しても作成されるという点です。

受領書は、請求書・領収書と混同されやすい書類です。役割の違いを整理すると、次のようになります。

請求書

代金を請求する側（売り手）が、取引内容・金額・支払条件を示し、支払を依頼するために発行する書類。

領収書

代金を受け取った側が、金銭を受領した事実を証明する書類。税務上も金銭の受け渡しを示す重要な証憑。

受領書

ものや金銭を受け取った側が「確かに受け取りました」と相手に示すための書類。
金銭だけでなく、物品・成果物・書類（請求書や契約書など）に対しても作成される。

領収書が「お金を受け取ったこと」を示すのに対し、受領書は
お金または物品・成果物などを受け取った事実を、相手先や社内に示すための書類という位置づけです。

納品書と受領書はセットで扱われることが多く、基本的な役割分担は次のとおりです。
納品書：受注者が発行する書類／受領書：発注者が発行する書類 です。

典型的な業務フローは、次のように整理できます。

① 受注者による納品書の作成
出荷・納品に合わせて、品目・数量・金額などを記載した納品書を作成する。

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② 商品・製品の納品と納品書の送付
納品時に納品書を同梱または同時送付し、発注者に渡す。

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③ 発注者側での検品・内容確認
納品書と現物を照合し、数量・仕様・金額に相違がないか確認する。

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④ 受領書の作成
問題がなければ、発注者が受領書を作成し、納品書番号・品目・数量・金額・受領日を記載して署名・押印する。

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⑤ 受領書の返送と双方での保管
発注者が受領書を受注者に返送し、両者で納品書と受領書を対応付けて保管する。

この流れにより、「受注者が納品した内容」と「発注者が受領した内容」が書面で一致していることを、双方で確認・証跡化できます。

受領書は、ものや金銭を受け取った際に、
「確かに受け取りました」という事実を証明するための書類です。

請求書や領収書と役割が重なって見える部分もありますが、

という役割の違いを押さえておくと、どの場面でどの書類が必要か判断しやすくなります。

取引先から受領書の返送を求められたときや、
社内で受領書の運用ルールを整備したいときには、
「何を」「誰から」「いつ受け取ったのか」を第三者から見ても分かる形で記録することを意識して設計すると、後々のトラブル防止や内部統制の強化につながります。