電子請求書の保存方法と保管期間｜PDF請求書を含む法対応の実務解説

電子請求書とは、メール添付のPDFやクラウドサービス上で発行・受領するデータ形式の請求書など、電子的にやり取りされる請求書全般を指します。実務で多く見られるPDF形式の請求書も、電子取引データの一つとして扱われます。

電子帳簿保存法の改正により、電子で受領した請求書は原則として電子データのまま保存することが求められています。そのため、「PDF請求書を印刷して保管しても問題ないのか」「保存期間は何年か」といった疑問を持つ企業も少なくありません。

電子取引データの保存には検索性や改ざん防止措置など一定の要件が定められており、適切に対応していない場合は税務調査時に説明を求められる可能性があります。法令に沿った保存体制を整備することが、実務上の安心につながります。

本記事では、電子請求書の基本的な整理から、PDF請求書を含む保存方法、請求書の保管期間、そして電子帳簿保存法に対応するための実務ポイントまでを分かりやすく解説します。

電子請求書とは？PDF請求書との関係

電子請求書は、電子データとして発行・受領される請求書の総称です。メール添付のPDF請求書も電子請求書に含まれ、電子帳簿保存法上は「電子取引データ」として扱われます。

電子請求書とは、紙ではなく電子データとして発行・受領する請求書を指します。メールに添付されたPDFファイルや、クラウドシステムからダウンロードする請求書データなどが該当します。

メール等で受領したPDF請求書は、原則として電子データのまま保存します。保存時は、日付・金額・取引先で検索できる状態を整え、改ざん防止など電子帳簿保存法の要件を満たすことがポイントです。

電子保存を行う際には、改ざん防止措置による真実性の確保と、必要な情報を速やかに確認できる可視性の確保、さらに日付・金額・取引先などで検索できる検索機能の確保が求められます。

社内サーバーの共有フォルダに保存する方法も見られますが、検索要件を満たしていなかったり、更新履歴が適切に管理されていなかったりするケースも少なくありません。電子帳簿保存法に対応するためには、検索性と改ざん防止措置を備えた保存環境を整備することが重要です。

電子帳簿保存法の概要や要件の全体像については、電子帳簿保存法の概要まとめで詳しく解説しています。

法人の請求書の保管期間は原則7年間です（一定の場合は10年間）。紙で保管する場合も電子データで保管する場合も、保存期間自体は同じですが、電子保存では電子帳簿保存法の要件に沿った運用が必要です。

法人税法上、請求書の保存期間は原則7年間と定められています。ただし、欠損金の繰越控除を受ける事業年度がある場合などは、10年間の保存が必要となるケースがあります。

また、仕入税額控除を受けるためには、インボイス制度に基づく適格請求書の保存が必要です。制度の概要や実務対応については、インボイス制度の概要記事もあわせてご参照ください。

電子請求書の管理において重要なのは、単にデータを保存することではなく、必要なときに迅速に検索でき、税務調査にも対応できる状態を維持することです。また、インボイス制度に必要な情報を適切に管理し、支払管理や承認フローと連動できる仕組みを整えることも実務上の課題となります。

メール、紙、クラウドなど受領経路が混在している場合、保存漏れや二重計上、検索作業の負担増加、法令対応への不安といった問題が生じやすくなります。電子請求書を一元的に管理できる体制を構築することが、業務効率化と法令対応の両立につながります。

電子請求書やPDF請求書を適切に管理するためには、電子で受領した請求書は電子保存が原則であること、法人の保存期間は原則7年（状況により10年）であること、そして電子帳簿保存法の検索要件や改ざん防止措置に対応する必要があることを理解しておくことが重要です。

電子請求書の増加は、単なる保存方法の問題にとどまらず、請求書管理体制そのものの見直しにつながります。法令対応と業務効率化を両立させるためにも、適切な管理体制の整備が求められます。

メール添付などで電子で受領したPDF請求書は、原則として電子データのまま保存する必要があります。印刷して紙で保管するだけでは、電子帳簿保存法の要件を満たさないので、注意が必要です。

法人の場合、請求書の保存期間は原則7年間です（一定の場合は10年間）。紙・電子いずれで保管しても保存期間は同じです。

電子請求書（PDFを含む）は、電子データのまま保存し、検索性（取引日・金額・取引先など）と改ざん防止などの要件を満たす運用を整えることが重要です。