invox受取請求書で経費精算を行う方法

invox受取請求書で経費精算書をデータ化すると簡易的な経費精算を行うことが可能です。
経費精算の紙のやりとりを電子化して、領収書や近場交通費の入力・確認作業を自動化するinvox経費精算もご検討ください。

事前準備

従業員を仕入先として登録する

立替経費精算を行う従業員を仕入先として登録します（登録が無い場合はデータ化時に新規仕入先として登録されます）。

経費精算書を用意する

利用する経費精算書を用意します。
経費精算書は下記の様に経費精算書という事が一目でわかるようなフォーマットを利用してください。
領収書に従業員名を追記したようなフォーマットでは、仕入先名と従業員名のどちらをデータ化すべきか判断が付かず、意図した形でデータ化されない場合があります。

経費精算

経費精算書を作成する

Excel等で経費精算書を作成、PDFで保存してinvox受取請求書にアップロードします。
添付する領収書は下記の様に処理します。
①invox電子帳簿保存に領収書として登録する
②経費精算書にinvox電子帳簿保存の書類IDを記載する（上記の経費精算書サンプルの書類ID列が該当します）
※invox受取請求書とinvox電子帳簿保存を連携して、経費精算書に添付した領収書をinvox電子帳簿保存に連携できます。
　連携の詳細はinvox受取請求書、invox発行請求書、invox電子帳簿保存を組み合わせて利用するをご覧ください。

経費精算書のアップロード～データ化

経費精算書をアップロードするとデータ化が行われます。
invox受取請求書のAIは請求書に特化しており、経費精算書については正確にデータ化できない可能性があるため、オペレータ確認ありでデータ化していただくことをお勧めします。

経費精算書を申請する

データ化が終わったら必要に応じてワークフローにて確認を行い経理にて処理を行ってください。
従業員に対して給与と合わせて立替経費を支払う場合は、支払方法は「その他」としていただき振込データが出力されないようにしてください。