invox受取請求書を導入検討中の方からよくあるお問い合わせ

導入をご検討のお客様からよくいただく質問をまとめました。
検討時の参考にご覧ください。

料金に関するQ&A

Q.プランの違いを教えてください。

A. ミニマム、ベーシック、プロフェッショナルの3つのプランからお選びいただけます。
振込データのみを生成する場合はミニマム、会計システム等と連携する場合はベーシックかプロフェッショナルとなります。
また、ベーシックとプロフェッショナルではオペレータ確認ありでデータ化した場合に要する時間が変わります。
詳細は目的に合わせて選べるプランにてご確認ください

Q.有料プランにする際の申込み方法を教えてください。

A. invoxの画面上からプラン変更していただきます。
詳細はサービス・プラン設定にてご確認ください。

Q.利用にあたり契約書の締結は必要となりますでしょうか。

A. 利用規約・プライバシーポリシーに同意してお申込み頂く形をとっており、契約書の締結は不要です。
それぞれ内容は下記をご覧ください。
利用規約
プライバシーポリシー

Q.契約期間、支払条件について教えてください。

A. 弊社のウェブサイトから直接お申込みいただいた場合の契約は月単位となります(OEM製品などお申込みいただく経路によっては年契約となる場合がありますのでご注意ください)。解約された場合は当月のご利用料金の日割り計算はございません。
1か月間のご使用料金を月末締めで翌第一営業日に請求させていただきますので、翌月末までに銀行振込をお願いいたします。
クレジットによる決済も可能です。

Q.月途中の申し込みの場合に日割り計算はありますか。

A. 日割計算はございません。

Q.invox料金の支払タイミングはどのようになりますか。

A. 銀行振込の場合は月末締め翌月末払いとなり、メールで請求書が送付されます。
クレジットカードの場合は月末締めで翌月初1営業日目に決済が行われ、領収書がメールで送付されます。

Q.invoxの利用料に関する請求書は何処に送付されるのですか。

A. invox受取請求書の[設定]-[会社]-[窓口担当者]に登録されている宛先に送られます。
複数の担当者を登録することも可能です。

Q.Deepworkは適格請求書発行事業者ですか。

A. はい。適格請求書発行事業者として登録済みです。登録番号は下記になります。
T5011201021143

導入に関するQ&A

Q.導入前の無料トライアルは可能ですか。

A. 無料トライアルへお申し込みいただけます。
http://invox.jp/ の右上にある[無料で試す]よりお申込みください。

Q.導入にはどれくらいの期間がかかりますか。

A. 通常は1か月から3か月程度で導入いただいております。
お客様固有のカスタマイズがある場合は担当までご相談ください。

Q.導入のサポートはどのようなものがありますか。

A. 導入サポートパックとして、運用設計から初期設定、仕訳辞書設定など3か月伴走して導入サポートをいたします。
料金はオプションサービスにてご確認ください。
※請求書件数により料金は変動いたします。

Q.オプションサービスの申込みはどこでできますか。

A. スキャンサービスはinvoxの[設定]-[オプションサービス設定]からお申込みいただけます。
[請求書スキャンサービス]、[アクセス元IPアドレス制限]、[SSO(SAMAL)対応]等のオプションはチャットやメールにてお問い合わせください。

サポートに関するQ&A

Q.サポートにはどのような方法がありますか。

A. メール、チャット、オンライン会議でサポートさせていただきます。電話でのサポートは行っておりません。

Q.サポート対応時間を教えてください。

A. 平日10:00~18:00 となっております。休日、夜間のサポートは行っておりません。サポート時間外にチャット、メールでいただきましたお問合せには、翌営業日にご対応をさせていただきます。

機能に関するQ&A

データ化に関する質問

Q.アップロードできるファイルサイズの上限はありますか。

A. 1ファイル50MBを上限とさせていただております。

Q.アップロード出来るファイルの形式は何ですか。

A. 現在はpng,jpeg,pdfになります。

Q.データ化にはどれくらいの時間がかかりますか。

A. オペレータ確認なし(AI-OCR)の場合はアップロード後数分、オペレーター確認ありの場合はプランによって異なります。
・ミニマム、ベーシック:数時間~3営業日
・プロフェッショナルプラン:数時間~1営業日
お急ぎの場合は、オペレータ確認ありでご依頼いただいた場合も、データ化をキャンセルするとAI-OCRの結果が返却されます。
なお、スキャンセンターをご利用の場合は、取込後に上記のデータ化時間がかかります。

Q.データ化される項目は何になりますか。

A. 基本的なデータ化項目は下記の通りです。
発行者名、請求日、支払期限、支払先口座、請求金額、税区分ごとの金額の内訳
なお、口座名が漢字で記載されている場合は、よみがなを正しく判断できない可能性があるため、データ化の対象外とさせていただておりますが、一度仕入先マスタにカタカナで口座名を登録いただきますと、次に同じ口座番号が記載された請求書をデータ化する場合は、仕入先マスタのカナカナ口座名でデータ化されます。
詳細は請求書のデータ化項目にてご確認ください。

Q.明細のデータ化は可能ですか。

A.可能ですが、現時点では1ページ目のみ明細のデータ化を行っております。
2ページ目以降の明細のデータ化は現在対応を進めております。

Q.読取内容に不備があった場合、修正可能ですか。

A. invoxの画面上で修正可能です。詳細は請求データの確認・編集にてご確認ください。

Q.データ化されるのは平日のみですか。

A. オペレータ確認なし(AI-OCR)の場合は事前に告知したメンテナンス時間を除き24時間365日利用可能です。オペレータ確認ありの場合は土日祝日はデータ化はされません。

Q.重複して処理したり、二重計上を防止する機能はありますか。

A. 仕入先、請求日、(部門)、金額が同じ請求書が登録されたときに、[重複:仕入先、請求日、(部門)、金額が一致する請求データが存在しています。]という警告メッセージを付与する仕組みとなっておりますが、データ化までは行います。データ化結果をお客様にてご確認いただき重複と判断された場合は、削除していただく必要がございます。

Q.海外からの請求書、外貨の請求書はデータ化可能ですか。

A. 外貨の請求書のデータ化は可能ですが、AI-OCRの精度は落ちるためオペレーター確認ありのご依頼を推奨いたします。外貨で請求データの出力は可能ですが、円貨への変換や振込データ、仕訳データの生成はカスタマイズでの対応となります。

Q.消費税率が複数の場合に対応可能ですか。

A. invoxでは下記の消費税率に対応しており、複数の税率が含まれる場合もデータ化が可能です。
10%、軽減8%、非課税0%、不課税

Q.請求書に関連する資料は保存できますか。

A. 請求データにファイルを添付することができます。
ファイル形式、件数に制限はございませんが、1ファイル50MBを超えるファイルは添付できません。
invox電子帳簿保存と連携している場合は操作手順が異なります。
詳細は添付ファイルの使い方にてご確認ください。

Q.処理は全て国内で行い自社で行っていますか。
海外でスキャンを行っている事はありませんか?

A. 現在新規で申し込んで頂いた場合は全て国内の自社センターでスキャンしています。またサーバも日本国内にあります。スキャン作業やinvoxのデータ化は海外で行う事はありません。

Q.どのようにして請求書の仕入先を特定していますか。

A. invox受取請求書では仕入先をマスタとして管理しています。
請求書イメージデータから口座番号、仕入先名を読み取って特定しています。
オペレター確認ありの場合は、AI-OCRが特定した結果を再確認しています。
詳細は請求書のデータ化における仕入先マッチングの考え方にてご確認ください。

 

通知に関する質問

Q.取込時、データ化完了時に担当者への通知は行われますか?
承認依頼があったとき通知は行われますか?

A. 取込完了時の通知はされませんが、データ化完了するとメールにて通知されます。
データ化ができない場合、自分が申請したデータが承認された・差し戻しされた場合、自分に承認依頼が届いた場合に通知を送ることもできます。
詳細はinvoxからの通知メール設定にてご確認ください。

 

請求データに関する質問

Q.源泉徴収税額の計算はできますか。

A. 可能です。詳細は源泉徴収金額の自動計算にてご確認ください。

Q.請求書に記載されていない項目(社内の管理コードなど)を追加する事は可能ですか。

A. 拡張項目を利用する事で任意の項目(テキスト・チェックボックス・選択形式)を最大5つまで追加する事が出来ます。詳細は請求書の拡張項目にてご確認ください。

Q.請求書の振込先が変わった場合検知はできますか。

A. オペレータ確認なし(AI-OCR)では検知はできませんが、オペレータ確認ありの場合は仕入先に設定されている支払方法が請求書に記載されているかを確認し、確認できなかった場合は、警告メッセージをつけてお返しします。必要に応じて仕入先の支払方法を変更してください。

仕訳データに関する質問

Q.仕訳に請求書に記載されていない項目(社内の管理コードなど)を追加する事は可能ですか。

A. 拡張項目を追加し、摘要に拡張項目を出力する事が出来ます。摘要以外に設定する場合もカスタマイズで対応できるかと思いますのでサポートまでお問い合わせください。
詳細は[請求書の拡張項目]にてご確認ください。

 

ワークフローに関する質問

Q.金額によるワークフローの分岐は可能ですか。

A. 可能です。詳細は請求書のワークフローにてご確認ください。

Q.ワークフローのステップ数の制限はありますか。

A. 制限はございません。

Q.差し戻しの際に、途中まで差し戻す事は可能ですか。

A. 申請を差し戻す際に差し戻し先の指定が可能です。詳細は申請を差し戻す際に、差し戻し先の指定に対応にてご確認ください。

Q.申請者が承認先を選択する事は出来ますか。

A. あらかじめ承認パスを複数用意しておき、申請時に選択させることができます。

Q.自分が担当する承認数を確認する事ができますか。

A. ホーム画面[続けて承認する]に赤字で承認件数が表示されます。

Q.invoxで稟議などの事前申請を実現する方法はありますか。

A. 購買申請機能にて可能です。詳細は購買申請にてご確認ください。

 

支払に関する質問

Q.金融機関に振込データを送信する事は出来ますか。

A. 法人送金システムpringとのAPI連携が可能です。振込手数料が一律200円(税抜)というコストメリットもございます。
詳細は請求書の受取から振込(支払)を自動化して振込手数料まで削減にてご確認ください。

Q.2重振込を防止する機能はありますか。

A. データ化完了時に重複のチェックを行い、重複したデータがあった場合は警告メッセージを付けてお返しします。
また一度出力したデータは、出力履歴を消さない限り再度出力は出来ません。
詳細は警告メッセージ設定をご覧ください。

 

連携に関する質問

Q.連携ソフトに記載があるのですがトライアルで選択できません。

A. invoxの連携ソフトは下記の3つに分類されます。トライアルで選択できない場合は②もしくは③となります。詳細はサポートまでお問い合わせください。
①標準で連携可能なもの
②専用プランでのみ選択できるもの(BtoBプラットフォーム請求書や楽楽精算)
③連携実績はあるが連携にはカスタマイズが必要なもの

マスタに関する質問

Q.どのようなマスタ情報を保持していますか。

A. 下記のマスタを保持してます。
部門マスタ
仕入先マスタ
仕入先口座マスタ
スタッフマスタ
税区分マスタ
勘定科目マスタ
プロジェクトマスタ
役職マスタ

Q.マスタ情報のインポートは可能ですか。

A. 部門マスタ、スタッフマスタ、仕入先マスタ、勘定科目マスタ、プロジェクトマスタはCSVファイルからインポート可能です。
ファイルレイアウト、インポート手順はインポートできるファイルをご覧ください。

Q.マスタ情報の登録に上限はありますか。

A. いずれのマスタにも上限はありません。

Q.スタッフごとに、権限管理や参照できる範囲の設定は可能ですか。

A. 可能です。詳細はスタッフの設定方法をご覧ください。

 

その他の質問

Q.スマートフォンには対応していますか。

A. invoxはブラウザで動くサービスですのでスマホでもご参照頂けますが、スマホ表示に対しての最適化は行っていない為、PCでのご利用を推奨しております。
アップロードに関してはメール自動取込機能が便利です。スマホで写真を取った後に所定のメールアドレス宛てに送信していただくと取り込む事が出来ます。
スマートフォンでの対応も今後強化する予定です。

Q.請求書を発行する機能はありますか。

A. 請求書の発行~売上計上、入金消込に対応したinvox発行請求書を提供しております。

Q.経費精算には利用できますか。

A. 経費精算を作成・データ化する事で簡易的な経費精算を行う事が出来ます。詳細はinvox受取請求書で経費精算を行う方法をご覧ください。

Q.スキャンの代行は可能ですか。

A. オプションとして請求書スキャンサービスをご提供しております。詳細は請求書スキャンサービスをご覧ください。

Q.アクセス元のIPアドレス制限は出来ますか。

A. オプションをお申込みいただくことで固定IPアドレスからのみアクセスを許可することが可能です。詳細およびお申込みはサポートまでお問い合わせください。

Q.シングルサインオンには対応していますか。

A. オプションでSAML方式のシングルサインオンに対応しております。詳細はシングルサインオン(SSO)の対応状況をご覧ください。

Q.ログインパスワード設定をするのを忘れました。再設定はできますか。

A. ログイン画面の[パスワードをお忘れですか?]からパスワード設定のメールの再送が可能です。


 

内部統制に関する質問Q&A

Q.SOC1/SOC2、ISAE3402等に対応していますか。

A. 現在は対応しておりません。

Q.申請、変更、承認、削除などの履歴は確認することはできますか。

A. [レポート]―[監査ログ]からCSVファイルで出力することができます。

詳細は監査ログに対応をご覧ください。

Q.マスタの更新履歴は確認することはできますか。

A. 現在のところマスタの更新履歴の確認する機能はご提供しておりません。

Q.仕訳、支払まで完了したデータは変更できないようにできますか。

A. 確定データは、[確定取消]しないと変更することはできません。
請求データを[確定]させますと、[確定取消]の権限設定されたスタッフしかデータを確定前に戻すことができません。
スタッフの権限設定で[確定取消]できるスタッフを設定しない、または最小限にしておくことを推奨いたします。

Q.パスワードポリシー設定、ロックアウト機能はありますか。

A. [設定]-[パスワードポリシー]で設定できます。
最小桁数、英数必須、大文字必須、小文字必須、数字必須、記号を必須の組み合せで設定が可能です。
アカウントロック回数も自由に設定可能です。
詳細はパスワードポリシー設定をご覧ください。

Q.サーバーは日本国内にありますか。

A. AWSの日本リージョンを使用しております。

Q.バックアップはどのように取得されていますか。

A. 日次で取得し、7日間バックアップを保持しています。

Q.処理した請求書画像(PDF)、処理データを取り出すことはできますか。

A. invox受取請求書に登録した請求書やデータ、添付ファイル、変更履歴を出力できます。
出力したデータを利用してお客様のファイルサーバに過去データを保管したり、他システムへの移行データを作成することができます。
圧縮前で3GBまでのファイルが出力可能です。3GBを超える場合は期間を絞って出力を行ってください。
詳細は一括データ出力をご覧ください。

Q.SLAは設定されていますか。

A. SLAは設定しておりせんが、SLO(サービスレベル目標)を設定しております。
主なSLOは下記の通りです。
・24時間365日稼働(計画停止/定期保守を除く)
・カスタマーサポート提供時間 10:00~18:00(土日祝祭日、および当社休業日を除く)
・バックアップ:日次取得、7日分保存
・月間稼働率 99.99% 以上 
現在までSLOはすべて達成しております。
詳細はサービスレベル目標(SLO)をご覧ください。

 
 

法対応に関するQ&A

 

電子帳簿保存法に関する質問

Q.JIIMA認証は取得していますか。

A. invox電子帳簿保存は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による[電子取引ソフト法的要件認証]と[電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証]を取得しています。
invox受取請求書は認証は取得しておりませんが、同じ対策を行っているため安心してご利用いただけます。

Q.法要件を満たしているかどうかはどのように確認されますか。

A. invoxにはスキャナ保存制度を含めた電子帳簿保存法対応が可能な仕組みが備わっております。電子帳簿保存法対応に必要な準備に関しては下記をご参照下さい。(事務処理規定等のテンプレートについてもご用意がございます。)
電子帳簿保存法 電子取引情報の保存に必要な準備
電子帳簿保存法 スキャナ保存制度に必要な準備
電子帳簿保存法(電子取引・スキャナ保存)に関わる事務処理規程等のテンプレート
下記解説動画(YouTube)もあわせてご視聴ください。
改正電子帳簿保存法(2022年1月施行) 電子取引への“超”実践的な対応方法をご覧ください。

 

インボイス制度に関する質問

Q.インボイス制度への対応時期・方針について教えてください。

A. 2023年春をめどに順次対応いたします。
詳細についてはinvoxは2023年10月1日に導入される[インボイス制度]に対応しますをご覧ください。

 

セキュリティに関するQ&A

Q.セキュリティに関して認証は取得していますか。

A. JIS Q 27001:2014(ISO/IEC 27001:2013) を取得しております(認証登録番号:MSA-IS-595)。
その他、情報セキュリティ方針は下記をご覧ください。
https://deepwk.com/security-policy

その他のQ&A

Q.グループ会社で利用したいのですが環境や契約形態はどうなりますか

A. 基本的に各社様毎にご契約頂く形になりますが、invoxの料金の請求先を1本化するといったことは可能です。
また、連携先のシステムや勘定科目マスタ・補助科目マスタが同一であることが前提となりますが、部門マスタに親子関係をもたせて1つのinvoxで複数社様の処理を切り分けてご利用頂く事も可能です。

Q.解約時にデータはどうなりますか。

A. ご解約頂いた際にはinvoxに保存されているデータは削除する形となります。
invox受取請求書に登録されているデータの出力は可能です。
一括データ出力に出力手順を記載しておりますので参考にしてください。
月額基本料のみ継続してお支払い頂き、参照用に環境を残すといったことも可能です。

Q.契約書締結が可能ですか

A. すべてのお客さまに共通の条件でサービス提供しているSaaSの特性上、利用規約をご確認いただいての利用が基本となります。個別の契約をご希望の場合は弊社担当にご相談ください。

invox受取請求書は、どんな形式の請求書が届いても、99.9%正確にデータ化。
経理の支払・計上業務を自動化する請求書受領システムです。

さあ、invoxをはじめましょう。

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