電子帳簿保存法における請求書保管の要件

電子帳簿保存法

取引先とのやり取りによって生じる書類(取引関係書類)の一種である請求書の電子化について、取引先とのやり取りの際、書類の発行・受取方法が紙なのかデータなのかによって、電子帳簿保存法における請求書の保存には以下の3パターンがあります。

  • 紙で発行した請求書データの控えの保存
  • 電子取引(やりとり自体を電子で行った取引)データの保存
  • 紙で受取・発行した請求書を電子化して保存

各パターンの保存要件や申請の有無について、詳しく見ていきましょう。

紙で発行した請求書データの控えの保存(電磁的記録)

取引先に発行する書類をパソコンで作成する場合、自らが持つ控えを紙ではなくデータで保存するケースです。

保存要件
見読が可能装置の備付けなど
電子計算機処理システムの開発関係書類などの備付け
検索機能の確保
申請
適用を始める日の3カ月前までに所轄税務署長等に対して事前申請し、承認を得る。

電子取引データの保存(電磁的記録)

電子取引とは、やり取り自体を紙ではなく電子で行う取引です。

保存要件
見読が可能装置の備付けなど
電子計算機処理システムの開発関係書類などの備付け
検索機能の確保

上記に加え、次のいずれかを満たす必要があります。

  • タイムスタンプの付与とともに、取引情報の保存者または監督者に関する情報の保持
  • 正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規程の制定・運用
申請
電子取引の場合、税務署への事前申請は不要。

紙で受取・発行した請求書を電子化して保存(スキャナ保存)

保存要件
真実性の確保
一定水準以上の解像度およびカラー画像による読み取り
タイムスタンプの付与
読取情報の保存
バージョン管理
入力者等情報の確認
適正事務処理要件
可視性の確保
帳簿との相互関連性の確保
見読が可能装置の備付けなど
電子計算機処理システムの開発関係書類などの備付け
検索機能の確保

(参考URL:国税庁 はじめませんか、書類のスキャナ保存!

申請
適用を始める日の3カ月前までに所轄税務署長等に対して事前申請し、承認を得る。
取引先からどんな形式の請求書が届いても、
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