電子帳簿保存法の適正事務処理要件

適正事務処理要件とは、請求書の電子データ化を認める電子帳簿保存法において、スキャナ保存を行う際の要件の1つです。

スキャナ保存前の請求書類の改ざん防止の観点から、下記3つの事項を満たした社内規程を整備し、その規程に沿ったフローで業務を実施し、請求書（国税関係書類）の電子データ化が求められています。

1. 相互けんせい・・・相互に関連する各事務について、それぞれ別の担当者が行う体制であること
2. 定期的なチェック・・・処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制があり、その手続きが定められていること
3. 再発防止策・・・処理内容に不備があると認められた場合、その報告、改善の検討を行う体制があること

※小規模な会社・個人事業主等の場合「2.定期的なチェック」を税理士等に依頼することで「1.相互けんせい」の要件は不要です。

適正事務処理要件を満たす社内規定や業務フローに変更

新しい社内規程を整備するには、現状の把握が必要です。
まず、自社の社内規程や業務フローを確認・整理し、問題点を洗い出しましょう。

国税庁のサイトに、適用要件の表が公開されています。
上記に目を通すことで、電子帳簿保存法でどのような運用が求められているのかを具体的に把握でき、業務を整理する際に役立ちます。

また、事務処理要件を満たす社内規程は、事業規模、書類の管理状況、担当している監査法人や公認会計士・税理士の考え方、申請先の税務署の判断によってそれぞれ異なり、諸々を勘案しながら策定する必要があります。
関係各所へ早めに連絡し、情報共有することを心掛けましょう。

電子帳簿保存法に則した請求書の電子化ができるサービスを選定

現在、電子帳簿保存法に則した請求書の電子データ化ができるさまざまなサービスがあります。
そういったサービスを利用すると、タイムスタンプの付与や各種情報の管理、検索機能の確保など、面倒な電子帳簿保存法の保存要件を複数満たすことが可能です。

また、業務フローは利用するサービスやシステムに大きく影響を受けます。
業務フローの整理と並行してサービス選定を行い、新しい社内規程の策定、導入後の業務フロー構築に進むのが効率的です。

電子帳簿保存法の申請

社内規定や業務フロー、利用するサービスが決まったらいよいよ申請の準備です。
申請方法は、電子帳簿保存法の申請方法をご覧ください。