電子取引情報かスキャン画像かの判定について

電子取引情報かスキャン画像かの判定方法および、必要な要件について説明します。

スキャン画像、電子取引情報の判定

invoxでは電子取引情報かスキャン画像かをファイルの状態で判断していますが、ファイルの状態だけでは確実な判断はできませんので、取引先からファイルで受け取った場合は”電子取引情報”、自社でスキャンした場合は”スキャン画像”に[書類・情報の分類]を変更してください。変更方法は以下の通りです。

請求書詳細画面で、担当者、部門等の付加情報の[編集]ボタンをクリックし、編集画面を表示します。
編集

表示された画面で、[書類・情報の分類]プルダウンから選択し、[保存]ボタンをクリックします。
書類・情報の分類

スキャン画像と判断されるケース

下記のすべての条件を満たす場合にスキャン画像と判定されます。
・ファイル形式がPDF
・画像が全体の領域の90%以上を占める(スキャンした場合は、通常はPDF全体が1枚の画像になります)

※PDFに含まれる画像ファイルが階調の条件を満たさない場合(tiffやpgm)や、解像度を取得できない場合は警告が表示されます。PDFに含まれる画像の解像度を確認する方法はPDFファイルの解像度(dpi)の確認方法をご覧ください。

電子取引情報と判断されるケース

上記以外

スキャナ保存制度の要件

スキャナ画像の場合は、解像度、カラー、入力者情報の3つの要件を満たす必要があります。

解像度

スキャナ保存制度では、200dpi相当以上でのスキャンが求められており、解像度が200dpiに満たない、もしくは解像度が取得できない場合は警告メッセージが表示されます。
きちんと読み取れる状態であれば問題にならない可能性が高いですが、厳密には要件を満たす形でスキャンしなおす必要があります。どこまで厳密に運用するかはお客様にてご判断下さい。

カラーモード

スキャナ保存制度では、重要書類と一般書類でそれぞれ下記のカラーの要件が定められています。

  • 重要書類:カラー画像(赤・緑・青それぞれ256階調 24ビットカラー)
  • 一般書類:グレースケール(※白黒はNG)

invoxでは一律で重要書類の要件を満たしているかどうかを確認し、満たしていない場合に警告メッセージが表示されます。厳密には要件を満たす形でスキャンしなおす必要がありますが、どこまで厳密に運用するかはお客様にてご判断下さい。

一般書類の場合
グレースケールの要件を満たしている場合は警告を消してください。
警告削除

入力者情報

入力者はスキャナで読み取った画像と書面の記載事項や色調が同等である事を確認した方になりますので、運用に合わせて入力者を設定してください。

参考 「電子帳簿保存法 スキャナ保存制度に必要な準備」

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